「運行管理システムと基幹システムで、データを二重管理している」。近年、デジタコ義務化の拡張に合わせて運行管理システムを本格導入した事業者様は多く、増加した事務処理に悩む担当者様は多くいらっしゃいます。この記事では、デジタコデータを有効活用して業務全体の負荷を減らす施策『デジタコデータ連携』の基本と、その手法について解説します。

今、デジタコ連動が求められる理由

タコグラフの本来の目的

そもそもトラックへのタコグラフ装着は、国土交通省が道路保安を目的に義務化しました。走行速度や距離のほか、エンジン回転数なども強制的に記録することで、運送事業者の「安全運行を管理する義務」を体系化したのです。アナタコからデジタコへの移行は、記録媒体が従来型のチャート紙からハードディスクに代わっただけのことであり、その目的が「運行管理」であることに変わりはありません。

デジタコだからこそ可能になった業務合理化

デジタコ義務化の拡張と共に、デジタコデータを管理するための情報システム＝「運行管理システム」の導入が一気に進んだわけですが、既存基幹システムとの重複運用が発生している状況はここで説明するまでもないかと思います。業界の人手不足や長時間労働が叫ばれる中、いかにして業務のムダを無くし合理化を推し進めるかは、多くの事業者が直面している課題です。

デジタコが運行管理ツールでありながら基幹システムへと繋がるデータを持っているのは、大いに着目すべき点と言えます。例えば、デジタコの走行距離や稼働時間、発着地情報は日報管理へと繋げられ、勤怠管理などへのデータ連携も有り得るでしょう。運行記録がデジタル化された今だからこそ取り組める施策が、デジタコデータ連携による業務合理化なのです。

デジタコデータ連携のメリットとは

デジタコ連動による業務合理化の要点は、「データ精度の高さ」と「入力作業の簡略化」です。デジタコデータはリアルタイム記録であるため信頼性が高く、データを迎え入れる側のシステムでは、従来の入力作業がカットあるいは最小限に抑えられます。デジタコの高いデータ精度を継承していくことで、乗務員管理や輸配送管理の強化も期待できるでしょう。自社で稼働する車輌台数が多いほど、合理化による全社的効果はより顕著になります。

≪デジタコデータ連携のメリット≫

・ドライバー帰庫後の日報入力作業を省略できる
・ドライバーの労務管理や車輌の燃費管理が徹底できる
・GPS機能のついたデジタコなら、荷物のロケーショントラッキングに活用できる
・ドラレコやアルコールチェッカーなどの周辺機器と連携可能なデジタコなら、車両に紐づくデータが簡単に一元管理できる

どんなデータ連携が実現できるのか

どんなデジタコデータを既存システムと連携するかは、デジタコの性能に寄るところも大きいです。とはいえ、必要最小モデルである単機能型デジタコでも法定３要素（速度・距離・時間）は記録されるため、データ連携による合理化は図れます。記録情報が多いほど基幹システム側での入力作業が省けるようになるので、自社が導入しているデジタコや運行管理システムでどんなデータが管理できるのか、ぜひ確認してみてください。以下、よくあるデジタコデータ連携をご紹介します。

日報管理機能へのデータ連携

走行距離や発着地情報のほか、ETC連携型のデジタコ端末であれば有料道路情報もデジタコデータに記録されます。作業の状態（荷積・実車・空車・待機・荷卸・休憩）や給油情報の入力が可能な端末もあり、これらのデジタコデータを一括で基幹システムの日報機能に受け渡すことで、帰庫後の日報入力が簡略化されます。ドライバーの長時間勤務や運送事務の３M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消するうえでは、ぜひとも取り組みたい施策です。

労務管理機能へのデータ連携

デジタコに記録された走行時間や休憩の状態は、ドライバーの勤怠管理や労務管理に役立ちます。データ連携の作り方によっては、時間記録や発着地記録から深夜帯や距離区間といったドライバー給与の手当項目を自動算出することも可能です。信頼性の高いデジタコデータを基にドライバーの労務状況を管理することにより、適切な指導や現場業務の改善が行えるようになります。

燃費管理機能へのデータ連携

燃費は運送事業者の経費の中でも、かなり大きな割合を占める要素です。高性能なデジタコであれば、エンジン回転数などの事前設定を行うことで、急加速・急ブレーキ・スピード超過時に、ドライバーに対して音で警告することができます。しかしそのような機能がないデジタコでも、走行距離や給油量を基幹システムに取り込んで車輌別の燃費管理を行えば、数値をもとにしたドライバーへの運転指導が可能になります。ドライバーの意識向上に寄与するだけでなく、車輌の性能低下も判断できるようになるため、燃費削減に効果をもたらします。

デジタコ連携のやり方は２パターン

デジタコデータを基幹システムに連携する方法は、大きく分けて「カード型」と「通信型」の２種類です。デジタコデータを管理する運行管理システムが、オンプレ型（システムが自社内に構築されている）かクラウド型（システムがインターネット上に構築されている）かによっても採用できるデータ連携方法が異なるため、自社システム事情に合わせて連携機能を構築すると良いでしょう。

カード型（ローカル型）

ドライバー帰庫後、メモリカードなどの物理媒体を使って、デジタコデータを運行管理システムに取込みます。そのデータをCSV形式に変換し、運行管理システムから基幹システムへと流すことで運行データを連携させます。オンプレ型であればネットワーク回線を準備する必要がないため、“手っ取り早く、安価に”、データ連携を実現できるのが魅力です。

ただし毎日の作業となるので、運行管理システムがインストールされているパソコンが事務所に１台しかないなど作業に制約が発生する場合には、あまり向かない方法と言えます。

通信型（クラウド型）

デジタコ機器がネットワークと繋がっている場合、ドライバーがパソコンのある場所へ行かずとも、無線通信でネットワーク上の運行管理システムにデータを受け渡すことができます。基幹システムサーバに常時監視プログラムを設置しておけば、運行データを自動ダウンロードして基幹システム側に取り込んでくれるため、データ連携に人手がかかりません。特に車輌を多く抱える事業者にとっては、業務効率化の抜本的施策になると言えるでしょう。

尚、デジタコから運行管理システムへのデータ取込みは、帰庫後にデジタコのデータ送信ボタンを押して一括で行うのが一般的ですが、走行中も常時ネットワークに繋がるクラウドタイプのデジタコもあります。よりリアルタイムに運行データを収集したい場合は、そのようなデジタコを選ぶのも有効な手段です。

さいごに

デジタコの良さは、何と言っても事業者側からは見ることができない運行状況を、日々データとして正確に把握できるようになることです。しかしメリットはそれだけでなく、既存の情報システムとデータ連携することで、運送管理における事務業務をグンと楽にすることもできます。これはアナタコでは実現できないことでした。「デジタコと基幹システムのデータ連携」は事務作業を効率化する施策ですが、ひいてはこれが、ドライバーの安全を守って事故を削減し、燃費を向上させるといった取り組みに繋がっていきます。事業者様が日々取り組む事業課題に、本記事を少しでもお役立ていただけたらと思います。

デジタコデータ連携の導入事例

デジタコデータを連携活用し、帰庫後作業を省力化

車輌台数や乗務員数に関わらず一括でデジタコデータが取得できるようになり、事務負荷の軽減と業務のスピードアップに繋がった。