SL大学｜運送業界のWeb受注システムのポイント

SL大学2024.7.19

こんにちは、システムライフ（SL）大学です。SL大学とは2022年に立ち上がった社内教育機関で、毎月勉強会を開催しています。その一部を学習ノートとして公開いたします。

「FAX受注とその後の入力作業をどうにかしたい問題」の救世主、Web受注システム（運送業界版）についてまとめます。

FAX注文の抜本的改善は、OCRかWeb受注

運送業界においてもFAX注文はまだまだ現役で、受信FAXの量が1日に数百枚になる運送会社もあります。たとえば配車をシステム化しているような運送会社は、この数百枚のFAX注文書を受注入力することになるのですが、ここで大きな事務コストが発生してしまいます。

受注業務を少人数化したり時短するには、伝票複写などで入力を極力簡素化させるか、入力レスにするしかありません。入力レスについては、FAX注文であればOCR処理でデータ起こしする方法もありますが、注文書書式を統一させることの難しさや注文書記載項目が多種多様なこともあり、運送業界では浸透しにくい現状があります。そこでWeb受注です。

運送業界でWeb受注を取り入れるには

取引先側の入力負担を減らす

Web受注システムでは取引先が注文（配送依頼）入力するので、運送会社側は受注入力の必要がなくなります。もともと配送依頼書をExcel作成する取引先であればExcel入力→システム入力に置き換わるだけですが、ここでExcelで行っているであろうファイルコピーや入力項目のコピペ処理などを上手く実装してあげないと、取引先側の業務効率が落ちる恐れがあります。

取引先にとって、さらなる便利機能を盛り込む

取引先に「Webシステムで配送依頼するのは手間だ」と思われてしまうと、結局いままで通りFAXしてきたりして、せっかく導入したシステムが使われない事態になりかねません。複写機能などで入力の手間を省いてあげることもそうですが、取引先側の機能として「発注分析を可能にする」「基幹システム連携用の実績データをCSV出力する」などの工夫が必要です。

必要であれば注文ステータスの管理を

運送会社によっては、受付した配送依頼をすべて受注するわけではなく、いちど担当者で配送可否の判断を行ってから回答するパターンもあります（一部の取引先だけそのような取引形態であることも）。こういった場合、配送依頼１件ごとに、受付中／OK／NG／変更などのステータスを付与・見える化する機能を設けたりします。

FAXの配送依頼書を、本当になくせるか

運送会社がFAXで配送依頼書を受け取ったら、そこに車番や納期などを追記してリファックスするパターンも多いかと思います。Web受注に移行すると依頼用紙そのものがなくなるため、「車番連絡表出力」などの機能を別途設けて乗り越えられないか検討します。メール通知や、取引先側画面のお知らせに表示させるような形でも良いでしょう。

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