在庫管理を行うのに費用を抑えられるのは目視確認とエクセル管理ですが、倉庫規模が大きい場合や在庫の分類が複雑化している場合はハンディターミナルの活用がおすすめです。うまく活用すれば、在庫データのリアルタイム性や精度が向上するなど、作業効率化以上のメリットも得られます。今回はハンディターミナルを使った在庫管理について、メリットや機器の選び方を詳しく解説します。
目次
ハンディターミナルで行う在庫管理とは
ハンディターミナルは製品や荷物に貼付したバーコードを読み取り、データを集約する携帯端末です。
ハンディターミナルを使うと、手数をかけずにリアルタイムで在庫情報を集約・処理し、パソコンにデータを反映できます。手作業と比べたときのスピードアップはもちろん、見間違いや入力ミスなども減り、在庫管理は格段に効率化されるでしょう。
ハンディターミナルの基本的な仕組みと機能は以下の通りです。
＜データ集約の流れ＞
商品バーコードスキャン→PCへ商品情報を送信→商品情報が在庫データに反映される
＜ハンディターミナルの主な機能＞
・バーコードの読み込み
・キーボード入力
・データの蓄積
・データの送受信
・データの表示
ハンディターミナルで在庫管理をするメリット
ハンディターミナルで在庫管理を行ったときの具体的なメリットをみていきましょう。
在庫管理作業の効率化
ハンディターミナルの一番のメリットは、煩雑な在庫管理作業の効率化です。確認やデータ入力などの作業を、読み取り１つで完結できます。具体的には、商品外装のバーコードを読み取って、商品の種類や内容数・入出庫記録などのデータを端末内に記録し、まとめてPCに送信します。製造日や賞味期限などの商品情報も取得可能です。
圧倒的に少ない手数でスピーディーに在庫状況を記録できるため、たとえば通常は２人１組で行う棚卸作業が１人で行えるようになります。
在庫把握の精度向上
ハンディターミナルを使えば、より正確な在庫把握ができるのもメリットです。
従来の手書きや手入力の作業では、入力ミスなどのヒューマンエラーが避けられません。読み取りだけでデータを記録・送信できるハンディターミナルを使えば、ミスが発生する機会が減少し、データ精度がアップします。目視確認による読み違いミスの削減も期待できるでしょう。
リアルタイムでのデータ管理
在庫確認からデータ入力までのタイムラグによる在庫ズレは大きな悩みのひとつですが、入出荷を止めることはできません。在庫データのリアルタイム性は、在庫管理において重要なポイントとなります。
ハンディターミナルで読み取ったデータはリアルタイムでPCに集約されるため、入出荷から在庫反映までのタイムラグがほとんど発生しないのもメリットです。いま現在の正確な在庫状況が把握できるため、製造の効率化や販売部の成績アップにも繋がるでしょう。
トレーサビリティ対応が可能
ハンディターミナルは、在庫のトレーサビリティ対応も簡単にします。在庫トレースを可能にするには要所要所での動態記録が必要ですが、すべての部品や製品について、各ポイントで人が記録をつけて確認していくとなると大変な作業です。
ハンディターミナルを導入すると、「製品がいつ、どこで、入荷／出荷され、誰に届けられたのか」といった記録が読み取り１つで行えるため、在庫の動態や流通経路を手間なくトレースできるようになります。
在庫管理で使うハンディターミナルの選び方
ハンディターミナルにはいくつかの種類があります。在庫管理に活用する場合に、選ぶポイントを解説します。
現場作業者が扱いやすい端末を選ぶ
ハンディターミナルは様々な環境で扱えるように、いくつかのモデルや形状に分かれています。強度や画面の大きさ、キーボードの有無など、スタッフの意見を考慮して選ぶことが重要です。
＜代表的なモデルの種類＞
・標準タイプ：特殊環境下以外なら、多くの場面で使える
・メディカルタイプ：薬剤消毒ができる
・防爆タイプ：防爆認証を取得した端末
・耐冷凍タイプ：冷凍倉庫の環境に耐える
・バーコードリーダ付きタブレットタイプ：大画面でデータ確認／入力ができる
＜主な形状の種類＞
・キーボード搭載タイプ：従来型。厚手の手袋でも扱いやすい。
・スマートフォンタイプ：画面が大きい。基本的にタッチパネルで操作する。
運用環境に適した端末を選ぶ
ハンディターミナルを使用する現場環境にも注意が必要です。「どのようなバーコードを、どのような状態で読み取るのか」によって、適した機種も変わってきます。
ハンディターミナルは、遠くにあるバーコードも読み取れるタイプや、バーコード化されていないロットNo.や日付を文字認識して読み取りできるタイプなど、多様な環境に対応できる機能が用意されています。そのほか、電源を落とさずにバッテリ交換ができる機種、インカム専用ボタンがあるなど幅広い製品が開発されています。搭載機能は機種によって異なりますので、現場の運用環境に合わせ、過不足ない機種を選びましょう。
無線タイプかメモリタイプかで選ぶ
ハンディターミナルの通信方式は、主に「無線タイプ」と「メモリタイプ（バッチタイプ）」の２つです。コストや運用の手間に違いがあるため、導入前によく検討しましょう。
無線タイプ
無線タイプは、無線LAN回線を利用してPCにデータを転送します。
＜メリット＞
・在庫データにタイムラグが発生しない
・在庫管理システムのデータベースを直接読み書きするため、庫内作業前に検品データなどをダウンロードする必要がない
＜デメリット＞
庫内LAN工事や無線アクセスポイント設置など、無線LAN環境を構築する必要があるため導入コストがかさむ
メモリタイプ
メモリタイプは、ハンディターミナルをクレードル（置き台）にセッティングしてPCにデータ転送します。
＜メリット＞
庫内の無線LAN環境構築が不要なため、低コストで導入できる
＜デメリット＞
・クレードル設置場所への移動とそれによる在庫データのタイムラグが毎回発生する
・在庫管理システムのデータベースと直接通信できないため、作業前に検品データなどを端末にダウンロードしなければならない
導入コスト＋ランニングコストで選ぶ
ハンディターミナルを導入する際には、本体費用と設置費用だけでなく、ランニングコストも重視しましょう。本体が安い製品は導入コストが抑えられる反面、高価格帯の製品より耐用年数が短かかったり、修理対応ができなかったり、OSのアップグレードができなかったりと、ランニングコストがかさむ場合も珍しくありません。
特にOSは重要で、OSのサポートが切れるとハンディシステムそのものを作り変える必要があり、サポート対応年数が長い製品の方が結果的にコストタウンに繋がるでしょう。ハンディターミナルは長期的な目線でコストを検証するのがおすすめです。
導入後のサポート体制で選ぶ
ハンディターミナルは５年以上使用するケースが少なくありません。故障時の保証やバッテリ劣化時の消耗品の購入など、導入後のサポート体制や保守プランも考慮することが重要です。導入後のサポート内容はメーカーによって異なるため、きちんと調査したうえでよく検討しましょう。
大切なのは在庫管理システムに適した製品を選ぶこと
ハンディターミナルを選ぶ上でもっとも大切なのは、既存の在庫管理システムと連携がとれるかという点です。現在使用しているPCやサーバー、アクセサリやソフトウェアとの互換性がなければ、どんなにいい機器でも性能を発揮できません。
既存システムと連携させるには、ほとんどの場合、ハンディターミナルに備える「検品システム」を一から開発することになるでしょう。新たな検品システムの開発は在庫システムを開発したベンダーに頼むのが一番ですが、シンプルな操作性が重要なハンディターミナルの開発にはある程度の知見が必要です。在庫システムのベンダーにハンディターミナル開発の経験がない場合は、自社の業界や業務に詳しく実績がある業者を探して依頼しましょう。
まとめ
在庫管理にハンディターミナルを活用すると、入出荷データの記録や反映がリアルタイムで可能になります。また手作業によるミスやタイムラグが減少するため、在庫精度アップやトレーサビリティ対応の効率化に繋がるのもメリットです。
ハンディターミナルは様々な現場に対応した種類や機能、通信方式があるので、導入する場合はそれぞれの特性と現場の相性をみて選びましょう。ランニングコストや導入後のサポート体制も重要なポイントとなります。
ただし、ハンディターミナル選びで最も重要なのは、既存の在庫管理システムとの互換性です。導入は既存システムのベンダーに依頼するか、業界業務に詳しい実績のあるメーカーに依頼すると良いでしょう。
