SL大学｜受注入力からシステム運用を始めるパターン

SL大学2024.7.19

こんにちは、システムライフ（SL）大学です。SL大学とは2022年に立ち上がった社内教育機関で、毎月勉強会を開催しています。その一部を学習ノートとして公開いたします。

食肉卸向けシステムで受注入力を実装するパターンが増えているので、傾向をまとめます。

どんなときに受注入力スタートが良いのか

納品業務は３つのフェーズに分けられる

まず、納品業務をザックリ分解すると、①受注→②出荷→③売上の３段階に分けられます。

①受注：得意先から電話やFAXなどで注文を受ける
②出荷：受注商品を在庫から出したり当日作ったりして荷揃えする
③売上：荷揃え結果（出荷重量）をもとに伝票発行して納品する

システム運用をどのフェーズからスタートさせるか

一般的な販売管理システムは、③のタイミングでシステム入力を開始します（売上入力＆伝票発行）。システム運用のタイミングを繰り上げて①で受注入力を行うとしたら、システムで何ができるようになるのか考えてみましょう。

≪受注入力を行うことで効率化されることの例≫
・在庫の出荷予約（引当）ができるので、自由に売っていい在庫（有効在庫）を捉えられる
・受注加工を行う卸の場合、加工指示書をシステムから出力できる
・システムから出荷指示書（ピッキングリスト）を出力できる
・指示書にバーコードを印刷できるので、バーコード検品等が可能になる

受注入力からスタートしたほうが良いパターン

上記のことから、以下のような業務パターンや業務課題を抱えている業者は、受注入力からシステム運用をスタートさせると全体効率化に繋がる可能性が高いです。

・在庫引当てを行わないと当日欠品などの不都合が発生する（営業マンが多い業者など）
・受注内容をもとに加工指示書や商品ラベルを作成できる（受注加工がメインの業者）
・外部冷蔵庫への出庫依頼書を毎日大量に作っている（外冷利用メインの業者）
・受注とピッキング商品の照合チェックを機械化したほうが良い（誤出荷が多い業者）
・出荷前に計量ラベルを貼付し、受注ごとに重量を手書きメモして伝票発行する業者

最後の２つは、指示書にバーコードを印刷するからこそ改善可能になります。（受注と異なる商品やロットをピッキングしたら警告できる、商品バーコードの代わりに指示書のバーコードを使うことで受注に出荷重量を紐づけられる）

最大の壁、受注入力の手間を減らすには

受注入力スタートで後続業務を効率化させようとするとき、受注入力の手間はどうしてもネックになります（件数が多い、時間がないなど）。この問題を乗り越えるには、できるだけ入力を簡素化する（過去伝票の複写など）か、CSV取込で入力レスにする（Web受注、FAX-OCRやTEL音声の自動文字起こしソフト活用など）しかありません。

これらのどれを採用するかは、ヒアリングによって絞り込みます。受注手段（TEL、FAX等）の割合やFAX注文のフォーマット数で入力レスの選択肢があるかどうかを見極め、受注業務にかけられる人数や時間で受注入力スタートの可否を判断し、得意先業態（飲食店、小売り等）の割合​や各社注文内容の固定化の程度​で入力簡素化の実現性を確認していくイメージです。

---

≫関連コラム：食肉卸に必要な販売管理システムとは～ポイントと選び方
≫関連ノート：