運送管理システムとデジタコ・勤怠・給与連携の基礎知識

運送管理システムを導入する際は、同時にデジタコデータ連携を検討することが多い印象です。ほかにも、勤怠管理システム、給与管理システム、会計システムとデータ連携した事例もあります。このような連携機能を実際に利用している事業者が、どんな業務効率化に成功しているのか、気になる担当者様も多いでしょう。この記事では、各システムとのデータ連携の基礎知識や導入効果を解説します。

そもそも、システム間連携の目的とは

運送管理システムに限らず、業務システム導入におけるシステム間連携の目的は、一言でいえば「二重入力」の回避です。

たとえば運行実績データは、デジタコシステムと基幹システム（運送管理システム）の両方で管理する事業者は少なくありません。デジタコシステムと基幹システムは存在目的・役割が違うため、結果的にそうならざるを得ないのです。それぞれが専用システムとして機能が高度化されているため、ここを統合するのは容易ではないでしょう。

だからこそ、あらゆる事業者でシステム間連携による二重入力廃止の道が検討されます。運送会社でよく検討されるのは、「デジタコ連携」「勤怠・給与ソフト連携」「会計ソフト連携」です。実際の導入事例をもとに、順に解説していきます。

デジタコ連携の基礎知識と導入効果

デジタコシステムに蓄積されているデータとは

デジタコ導入済みの場合、下記のようなデータがデジタコシステムに蓄積されており、パソコンの管理画面からファイル出力することができます。

・走行記録（実写・空車の走行距離、時間）
・運転の記録（速度、エンジン回転数など）
・業務時間記録（出庫・帰庫、休憩、待機・付帯作業など）＋GPSで取得した大まかな場所情報
・有料道路の料金（ETC連携or手入力）
・給油量or料金

どの情報を運送管理システムに取り込むか

デジタコから基幹システムにデータ連携する情報は、特に日報管理・運行経費管理の運用により異なります。実際にデジタコ連携を行っている事業者の事例でご紹介していきます。

■走行記録や労務記録
基幹システム側で日報出力したり、ある程度の労務記録をとる運用設計の場合に、これらの情報をデジタコから取り込みます。基幹システムでドライバーの労務記録を管理する目的は、乗務員台帳管理や運行手当の計算なので、運送業界向けの勤怠ソフトを導入してる場合はそちらで労務管理できるため取り込まないケースもあります。

■有料道路の料金、給油量or料金
基幹システム側で日報出力するパターンのほか、運行コスト情報が必要な場合（＝システムで損益管理まで行っている場合）に、これらの情報をデジタコから取り込みます。ただ事業者によっては月次の請求記録などをもとに経費管理する運用で十分な場合もあるため、取り込まないパターンも決して珍しくありません。

デジタコ連携の導入効果まとめ

基幹システムで日報作成・管理している場合、労務記録や高速利用実績などの入力作業の手間が減るのがメリットです。デジタコシステムの日報機能や、専用の勤怠ソフトで労務管理している場合は、わざわざ取り込む必要はないでしょう。

デジタコから有料道路や給油データを取込むと、システムでの原価管理・損益管理に繋げることができます。ただ、車輌経費管理は月次（請求書ベース）で十分の場合もあるので、費用対効果についてはそのあたりの業務事情次第となります。

勤怠・給与ソフト連携の基礎知識と導入効果

勤怠ソフトに必要なデータとは

一般論として、勤怠管理は勤怠実績に基づく賃金算出を目的に行われるもので、勤怠ソフトで出退勤時刻をとり、欠勤把握や残業深夜時間を集計します。このデータを給与ソフトに連携することで、当月の給与を計算する流れです。必要なのは出退勤データなので、多くの企業では、アナログorデジタルのタイムカード（カード式やスマホ式など）が運用されています。

運送会社における勤怠管理は上記に加え、改善基準告示などの法令遵守と安全運行を目的とした労務管理（ドライバーごとの拘束・休息時間のリアルタイム把握など）の側面を持ちます。これらは一般向け勤怠ソフトでは管理しきれないため、運送業専用の勤怠システムの活用も広まっています。この場合は休憩・休息などのデータはデジタコから勤怠システムに直接取り込むことが多い印象です。

給与ソフトに必要なデータとは

給与ソフトは従業員の給与明細や源泉徴収票などを作る役割があるため、基本給や手当などの賃金のほか、保険料や税金データが管理されています。このうちの賃金計算に関わるのが、勤怠実績データ（残業深夜時間など）や手当データです。

ドライバーの給与体系は事業者によって異なりますが、乗務実績に応じて手当計算する事業者様では、運行実績（日報）データと手当マスタを使って基幹側で手当計算する手法がよくとられます。そのような基幹システムを構築する場合、基幹システム内の手当データを給与ソフトに連携します。逆にそのようなシステムでない場合は、勤怠ソフトから勤怠実績データだけを連携させます。

勤怠・給与ソフト連携の導入効果まとめ

運送業では、出退勤データのほかに拘束時間や休息期間などの労務管理が必要となります。このため、運送業向けの勤怠システムを導入している場合、基幹システムではなくデジタコから直接データ取込する運用が一般的です。この運用ではドライバーごとの稼働状況が日次で把握できるため、配車業務などにも活用可能となります。

給与連携は通常勤怠ソフトから勤怠実績データを連携させますが、基幹システム側で手当計算まで行える設計であれば、手当データを給与ソフト連携することで業務省力化に繋がります。

会計ソフト連携の基礎知識と導入効果

会計ソフトに必要なデータとは

会計ソフトでは、財務諸表を作るために仕訳伝票（借方／貸方科目ごとの金額）が登録されます。一般的には、基幹システム内の１カ月単位の仕入高／売上高（相手科目は現金や売掛／買掛金など）や、支払／入金データ（相手科目は売上仕入や売掛買掛など）を会計ソフトに連携するイメージです。

会計ソフト連携の導入効果まとめ

会計ソフト連携を行う場合、会計側の要求にあわせてデータ出力しなければならないため、勘定科目単位でデータ出力する場合は仕訳マスタ（売上高=科目コードxxxxなど）と自動仕訳機能が必要になります。このような機能を持つ基幹システムであれば、データ連携を行うことで会計ソフト側での仕訳伝票入力負荷をカットすることができます。