入力画面をオリジナル開発し、全部署の請求処理を汎用化

当事業者さまには、港湾運送のほかに港湾荷役、船舶代理店、倉庫など様々な事業部があり、同じ荷主の売上情報が各部署に点在していました。管理フォーマットもバラバラだったため、請求データが揃うのに時間がかかる状態でした。そこで、港湾物流で汎用的に使える請求入力画面をオリジナルで設計し、全社統一された請求管理システムを構築。請求データを一元管理し、請求業務の標準化・効率化を図りました。請求業務の上流に位置する見積管理と作業管理をオプション機能として設け、請求入力との機能間データ連携を実装。さらに外部システムとのデータ連携を構築し、二重入力や作業情報入力の手間を回避しました。

取引のなかには、入出庫料やバンニング、コンテナドレー料などを一式まとめて価格提示・請求するケースもありました。しかし各作業は区別して実績管理し、会計仕訳も作業毎に行わなければなりませんでした。そこで請求入力では、請求明細ごとに作業項目を内部管理できるよう、請求情報と作業項目情報を同じ画面内に配置。請求では「バンニング料一式」など便宜的な明細処理を可能としながら、実績管理・会計仕訳に必要な作業単位での明細管理を行える仕様としました。請求入力で指定された勘定科目に従って仕訳データを出力し、会計システムに連携。トラック傭車費などの下払い情報／仕訳情報も同一画面で入力できるようにしたことで、粗利も把握しやすくなりました。

作業入力については管理内容が部署ごとに異なるため、入力画面を個別設計し、各部署における入力作業や情報管理の最適化を図りました。たとえば定期運航部門の作業入力では、他社との共同作業に対応させ、元請・下請荷役料明細などの帳票出力を可能に。輸出入部門の作業入力では、通関などの諸手続き情報なども管理できるようにしました。なお、経営分析資料はシステム側で用意せず、他社BIツール「Dr.SumEA（ウイングアーク社）」を導入。本システム内の請求・下払いデータを活用し、荷主別や部門別、業務別などの収支分析を柔軟に行えるよう、ツールの初期設定および導入サポートを実施しました。