デジタコ義務化により、運行管理システムを導入して業務合理化を図る事業者が一気に増えました。デジタコデータをシステムに連携すれば運転日報の入力を簡略化できますが、依然として手書きで日報を作成する企業様は少なくありません。この記事では、運転日報にデジタコデータを連携するメリットや方法について解説します。
目次
デジタコ装着でも運転日報の電子化が進まない理由
多くのデジタコには運行データから運転日報を自動作成する機能がついていますが、デジタコを装着してもなお、運転日報の手書きを続ける企業は少なくありません。
デジタコ使用率は６割以上
2022年に株式会社ドコマップジャパンが行った「デジタコに関する実態調査」によると、運送業経営者の63.7％が運行記録計（タコグラフ）のうちデジタコを主に使用していると回答しています。
従来のアナタコ（アナログ式タコグラフ）は、走行距離や速度などの情報をチャート紙に記録する方法でした。その後、デジタコの登場により、走行情報をデジタルデータとして保存したり、データを活用して運転日報を自動出力したりできるようになります。
実際、同調査ではデジタコ導入のメリットとして「日報の確認・管理が簡単」と回答した人が76.2％と最も多い結果となりました。
運転日報の電子化は進まない…その理由は？
運転日報の電子化が進まない要因のひとつとして「ドライバーの操作ミス」が考えられます。
デジタコの種類によって操作方法は異なりますが、基本的には運転を始める時、積み下ろしを行う時など、作業内容が切り替わるごとにドライバー自身がボタンを押して記録します。
そのため、操作ミスがあると正確な作業データを収集できないケースも多く、結果的にデジタコを装着しているにも関わらず手書きで日報を作成し続ける企業もあるようです。
今すぐ取り組むべき運転日報の電子化
運送業界では、2024年問題により、ドライバーの労働時間の是正が急務とされています。事業者は、ドライバーの拘束時間や休憩時間など、これまで以上に厳格な労務管理が求められます。
しかし、手書きの運転日報では記入漏れやミスが発生しやすく、正確な勤務時間の把握が困難です。万が一従業員から訴訟を起こされた場合にエビデンスの準備も難しいでしょう。
これらの問題を解決するためには、いち早く運転日報の電子化に取り組むことが重要です。
デジタコデータを運転日報に連携するメリット
運転日報を電子化する方法には、デジタコを正確に操作する、システムやスマホアプリを活用して日報作成する、手書き日報の内容をExcelに起こすなどいくつかありますが、おすすめはデジタコデータの日報連携です。ここでは、デジタコデータを日報に連携する3つのメリットをご紹介します。
正確な運転日報を作成できる
手書き日報には誤字脱字や記載漏れ、記憶間違いなどの恐れがありますが、デジタコデータは自動で記録されるためデータの信頼性が非常に高く、正確な運転日報を作成することができます。またデジタコデータの取り込みはたいていワンタッチ操作で終わるので、管理者側はドライバーが帰庫したら即座に詳細な運行内容を把握できます。
日報作成作業を簡略化できる
デジタコ連携は、ドライバーの日報作成作業を簡略化できることもメリットです。最低限の情報取得に特化した単機能型デジタコでも法定3要素（速度・距離・時間）は記録されるため、そのデータを活用すればドライバーの入力作業を最小限に抑えられます。デジタコで記録できる情報が増えるほど業務量を減らせるため、自社のデジタコの性能をいちど確認しておくとよいでしょう。
グラフ化で運転指導にも活用できる
システムによっては、デジタコの運行データをグラフ化して表示する機能があり、運転手への指導用の資料としても活用できます。アイドリング回数や社速を超過した運転状況などを可視化し、より具体的な運転指導を可能にします。
デジタコデータの活用事例
デジタコデータを運送管理システムと連携し、日々の日報入力の負荷を軽減された企業様の事例をご紹介します。
商品自動車輸送を行う企業様では、事業拡大に伴い車輌を増車したものの、運転日報の入力やチェック作業に時間がかかるようになり高い業務負荷にお悩みでした。
そこでデジタコ連携を導入し、帰庫後にデジタコデータを自動で取り込む運用に。走行距離・稼働時間・給油量・通行料金などの情報が自動で日報に連携され、入力漏れやミスなどのヒューマンエラーが無くなり、事務作業の負荷軽減に繋がりました。
まとめ
広く普及しているデジタコですが、運転日報は手書きで作成しているという企業様が依然として多いようです。2024年問題や昨今の働き方改革などを見据えると、運転日報を電子化して時間管理を見直すことをおすすめします。
デジタコデータを運転日報に連携すると、情報精度が上がる、作成作業を簡略化できる、運転指導にも活用できるなどのメリットがもたらされます。この記事をきっかけに、デジタコデータや運送管理システムを活用した運転日報の電子化をご検討いただければ幸いです。
